Wenige Annehmlichkeiten im modernen digitalen Workflow sind so weit verbreitet, werden aber so weitgehend ignoriert (oder sogar missbraucht) ) als E-Mail-BCC-Funktion. Wenn Sie ihre Macht missbrauchen oder vernachlässigen (und es besteht eine gute Chance, dass Sie es sind), ist es an der Zeit, Buße zu tun und dabei Spam zu reduzieren und die Privatsphäre Ihrer Freunde und Familie zu schützen.

Was ist? BCC und wo kam es her?

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Es gibt drei Adress-Slots in jedem E-Mail-Client: TO, CC und BCC, die stehen für "liefern", "Durchschlag" bzw. "Blindkopie". Diese Bezeichnungen sind ein Überbleibsel aus der Welt, die der elektronischen Post vorausging: physische Briefe und Memos.

In Geschäftsmitteilungen aus der Mitte des Jahrhunderts gab es zum Beispiel einen TO-Slot für den Hauptempfänger, einen CC-Slot für Einzelpersonen in der Kommunikation, aber wer waren nicht die Hauptempfänger, und ein dritter Platz, BCC, für Personen, die in der Kommunikation auch sein mussten, aber aus welchem ​​Grund auch immer, ihre Identität würde von den Memos vorgehalten, die an die Empfänger in übermittelt wurden die TO- und CC-Adress-Slots.

Nach dem Aufkommen der elektronischen Post wurden die gleichen Konventionen, die in Papierpost und Memos verwendet wurden, kopiert, sowohl aus Vertrautheit als auch weil sie nützlich blieben, obwohl die Nachricht nicht mehr physisch kopiert und übermittelt wurde.

Wenn diese Konventionen seit Jahrzehnten vor dem Aufkommen der E-Mail existierten und in dem dazwischenliegenden halben Jahrhundert fortbestanden, wo kommt dann der Ärger auf? Es gibt zwei Formen des BCC-Missbrauchs: passiv-aggressives Blind-Carbon-Copying (die bösartige Form der Störung) und Vernachlässigung der Nutzung von Blindkopien zum Schutz der Privatsphäre (Probleme, die aus Ignoranz entstehen). Werfen wir einen Blick darauf, wie und warum wir sie vermeiden sollten.

Sagen Sie Nein zu Passiv-Aggressiv Blind Carbon Copying

Die schlechteste Verwendung der Blindkopie ist es, einen Mitarbeiter passiv aggressiv zu umgarnen. Diese Art von BCC-Missbrauch taucht auf, wenn Mitarbeiter die BCC-Funktion nutzen, um ihre Mitarbeiter indirekt zu tätscheln, sich an ihren Chef zu saugen oder sich anderweitig an dysfunktionalen Arbeitsplatz-Hijinks zu beteiligen.

Mit freundlicher Genehmigung von EC Comics.

Ein Mitarbeiter zum Beispiel könnte seinen Chef als BCC-Adressaten auf eine E-Mail setzen, die er an einen anderen Mitarbeiter sendet, damit sein Chef sieht, dass er mit dem anderen Mitarbeiter kommuniziert oder dass der andere Mitarbeiter eine Verpflichtung nicht erfüllt oder Frist. Diese Art der Kommunikation mit geheimen Eichhörnchen ist am Arbeitsplatz allgemein verpönt, und wir sind nicht bereit, irgendein Verhalten zu billigen, das eine kleinliche und passiv aggressive Arbeitsumgebung erzeugt.

Unser einziger Ratschlag in dieser Sache ist: Hör auf.

Es sei denn, Ihre Personalabteilung oder Ihr Chef explizit kommt zu Ihnen und weist Sie an, Ihre Kommunikation zu BCC zu machen.

Wenn Personen außerhalb der primären Kommunikation in der Schleife bleiben müssen In der Praxis empfiehlt es sich, sie als CC-Adressaten einzubeziehen und die TO-Adressaten darüber zu informieren, wer und aus welchem ​​Grund mit einbezogen wurde.

Dies schafft nicht nur einen reiferen Dialog am Arbeitsplatz, sondern hilft auch Sie vermeiden ein besonders peinliches Ereignis: Wenn Ihr Chef oder ein anderer BCC-Empfänger die Antwortfunktion verwendet, entlarven sie sich selbst und enthüllen, dass sie in den Inhalt der vorherigen E-Mail eingeweiht wurden. Erklären Sie das dem Kollegen, mit dem Sie sich am Wasserkühler verschworen haben.

Glücklicherweise ist die Anzahl der Leute, die die BCC-Funktion böswillig benutzen, klein, was uns zu denjenigen führt, die den größten Teil des Missbrauchs ausmachen: die Unwissenden.

Freunde kopieren keine Freunde

Wenn die Mehrheit der Leute die BCC-Funktion nicht als Teil einer psychologischen Kriegsführung gegen ihre Mitarbeiter missbraucht, wo bleibt uns das dann? Es hinterlässt uns die Millionen von Leuten, die unwissentlich überhaupt die BCC-Funktion überhaupt benutzen.

Bild mit freundlicher Genehmigung von der Denver Public Library, Western History Collection.

Warum ist die BCC-Funktion so wichtig? Es ermöglicht Ihnen, eine E-Mail an jemanden zu senden, ohne dass diese Person alle anderen Personen sieht, die die E-Mail erhalten, wodurch ihre privaten Informationen effektiv geschützt werden. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Weiterleitung, die aus unseren eigenen E-Mail-Archiven stammt:

Jede blaue Unschärfe in dem oben gezeigten Bild mit Privatsphärenschutz ist eine E-Mail-Adresse. Nicht nur waren in der Liste der Weiterleitungsempfänger, in die wir aufgenommen wurden, mehr als 40 E-Mail-Adressen enthalten, sondern in der weitergeleiteten E-Mail (siehe oben) sind zwei Sätze von Weiterleitungsblocks enthalten, die 13 bzw. 8 E-Mail-Adressen enthalten. Das bedeutet, dass sich im gesamten Text der E-Mail mehr als 60 E-Mail-Adressen befinden.

Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage: "Na und? Was ist das wichtig? "Es ist aus mehreren Gründen wichtig. In erster Linie gibt es das einfache Problem der Privatsphäre und respektvoll Umgang mit der Privatsphäre der Menschen auf Ihrer Kontaktliste (sei es Freunde, Familie oder Geschäftspartner). Es versteht sich von selbst, dass die Leute, die mit Dutzenden ihrer Freunde und Bekannten weiterleiten und Massen-E-Mails senden, nicht die Zeit nehmen, jeden dieser Dutzenden von Empfängern persönlich zu kontaktieren und zu fragen, ob sie ihre Kontaktinformationen mit allen anderen teilen möchten Adressliste. Es ist geradezu respektlos, Kontaktinformationen ohne die Erlaubnis der betreffenden Person zu teilen.

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Es wird noch respektloser und lästiger, je vielfältiger die Menschenmenge, die du bist E-Mail ist. Wenn Sie zehn Personen in einer kleinen Bürgerorganisation per E-Mail kontaktieren, die sich bereits kennen, könnte es sich um ein Problem handeln. Wenn Sie ein Lehrer sind und Dutzende (wenn nicht Hunderte) von Schülern ein paar zusätzliche Materialien per E-Mail verschicken, teilen Sie plötzlich die persönlichen Kontaktinformationen vieler Menschen mit vielen anderen Personen, mit denen sie vielleicht nicht teilen möchten .

Schlimmer noch, wenn jemand versehentlich "Antworten alle" auf eine der E-Mails mit vollständig geladenen TO- und CC-Steckplätzen sendet, erhält jede einzelne Person auf der ursprünglichen Empfängerliste die Antwort. At Das ist zwar relativ harmlos, verschwendet aber die Zeit aller anderen, wenn sie die E-Mail öffnen, um zu sehen, was in der Diskussion neu ist. Im schlimmsten Fall, wie es viele Male in Unternehmen auf der ganzen Welt passiert ist, kann die E-Mail ein Eigenleben annehmen, da Hunderte von Mitarbeitern antworten, diskutieren und anderweitig mit der E-Mail interagieren. Eine solche Antwort - alle Kettenreaktionen können Tausende von E-Mails umfassen und sogar Flammenkriege auslösen (es gab einen solchen Flammenkrieg bei Tandem Computers im späten 20. Jahrhundert, der für Jahre dauerte).

Zweitens, Für diejenigen von Ihnen, die sich weniger um gute E-Mail-Etikette kümmern und die Privatsphäre Ihrer Freunde schützen möchten, erstellen diese Massen-E-Mails unabsichtlich kleine Listen von E-Mail-Adressen für bösartige Software und Spammer zum Ernten. Wenn Ihre E-Mail-Adresse auf einer riesigen E-Mail-Weiterleitung in der sprichwörtlichen Welt endet, können Sie sicher sein, dass Sie irgendwann auf einer Spam-Liste landen. Schlimmer noch, wenn einer der Benutzer, der mit Ihren weitergeleiteten E-Mails im Hinterkopf des Posteingangs landet, von Malware angegriffen wird, die über Kontaktlisten und E-Mail-Adressen im Posteingang repliziert, erhalten Sie wahrscheinlich eine bösartige E-Mail Den Weg zu Ihnen finden.

BCC vernünftig verwenden

Wenn Sie im zweiten Lager sind, diejenigen, die die BCC-Funktion ignorieren, fragen Sie sich wahrscheinlich, was Sie tun können, um den Datenschutz und Sicherheitsfehler zu vermeiden oben skizziert. Keine Sorge, sobald Sie sich darüber im Klaren sind, wie schrecklich es ist, die BCC-Funktion zu ignorieren, wird Ihnen schnell klar, was Sie tun müssen, um sich von Ihrem früheren schlechten E-Mail-Verhalten zu waschen.

Zuerst und vor allem Sie Beginnen Sie mit der Frage "Muss ich diese E-Mail wirklich an alle Personen in meiner Kontaktliste senden? Dreißig von ihnen? Irgendwelche von ihnen? "Die Antwort auf diese Fragen für die meisten E-Mails lautet: Nein. Nein, Sie müssen keine persönliche E-Mail-Nachricht versenden oder an alle Personen in Ihrer Kontaktliste weiterleiten.

Zweitens, wenn Sie tun, finden Sie sich mit einem legitimen Grund, eine ganze Menge von Menschen auf einmal zu mailen. Wenn Sie beispielsweise zu einem neuen E-Mail-Anbieter wechseln oder Ihre neue Postanschrift an 100 Freunde und Verwandte senden möchten, müssen Sie nur ihre Adressen in den BCC-Steckplatz eingeben. Dies stellt sicher, dass alle Nachteile der Massen-E-Mail-Nachrichten vermieden werden: Die E-Mail-Adressen aller Empfänger werden privat gehalten, es besteht keine Chance, dass ein Spam-Bot oder eine Malware auf dem Computer eines Empfängers die E-Mails eines anderen Empfängers ernten Wenn einige von ihnen eine Frage beantworten müssen, werden sie ihre Frage oder ihren Kommentar nicht an jede andere Person verschicken.

BCC erhöht die Privatsphäre, erhöht die Sicherheit und verringert den Posteingang für Ihre Freunde und Mitarbeiter müssen durchwaten. Es gibt absolut keinen Grund zu vermeiden, es zu verwenden, wenn dies so einfach ist, wie die Adressen in einen anderen Adressenschlitz zu setzen.

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